Спецоценка и оценка профрисков для офисников

Принято считать, что офисный или административный персонал - работники, имеющие “идеальные” условия труда. Поэтому, работодатели не уделяют им должного внимания в разрезе вопросов по охране труда. Тем не менее, условную идеальность их условий работы подтвердить могут только специальная оценка и оценка профрисков.

Категория сотрудников: административный персонал

Административный персонал — ключевое звено в обеспечении функционирования любой организации. К этой категории относятся сотрудники, чья деятельность направлена на управление бизнес-процессами, координацию работы подразделений, документооборот, планирование и контроль. В отличие от производственных работников, их труд носит интеллектуальный, организационный и аналитический характер, что определяет специфику их рабочих условий и требований к охране труда.

Подкатегории административного персонала

Руководящий состав - генеральный директор, топ-менеджеры, руководители департаментов, заместители руководителей, курирующие стратегические направления. Они отвечают за принятие управленческих решений, распределение ресурсов, контроль выполнения целей.

Категория “Специалисты” - бухгалтеры, юристы, экономисты, HR-менеджеры, инженеры-проектировщики, специалисты по охране труда, сотрудники IT-отдела, маркетологи, аналитики. В их функции входит обеспечение юридической, финансовой, кадровой и технической поддержки компании.

Вспомогательный персонал: секретари, офис-менеджеры, делопроизводители. К их функциям относится организация повседневной работы офиса, документооборот, взаимодействие с внешними контрагентами.

Особенности трудовой деятельности:

• организационная работа: планирование встреч, подготовка отчетов, координация команд;
• управленческие задачи: разработка стратегий, мониторинг KPI, внедрение корпоративных стандартов;
• коммуникационная нагрузка: постоянное взаимодействие с коллегами, клиентами и партнерами (личные встречи, переговоры, электронная переписка).

Административные сотрудники выступают связующим звеном между руководством и другими подразделениями. Их работа обеспечивает:

• бесперебойность бизнес-процессов;
• соблюдение нормативно-правовых требований;
• эффективное использование ресурсов;
• минимизацию операционных рисков.

Деятельность осуществляется в стандартных офисных условиях, где ключевыми инструментами являются компьютеры, специализированное ПО, средства связи. Несмотря на отсутствие физических нагрузок, для этой категории характерны:

• гиподинамия (малоподвижность);
• высокая зрительная и эмоциональная концентрация;
• необходимость многозадачности.

Таким образом, административный персонал — это разнородная группа, объединенная общей целью: поддержание стабильности и развитие организации через управленческие, аналитические и организационные механизмы.

“Офисные” СОУТ и ОПР

Специальная оценка условий труда для административного персонала проводится в соответствии с общими требованиями законодательства, однако имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой офисной среды. В ходе СОУТ эксперты анализируют рабочее место на предмет наличия вредных или опасных факторов, таких как уровень шума, освещенность, параметры микроклимата, электромагнитное излучение от техники, а также психофизиологические нагрузки. Практика показывает, что условия труда офисных сотрудников в подавляющем большинстве случаев классифицируются как допустимые, что означает соответствие всех производственных факторов установленным нормативам и отсутствие негативного воздействия на здоровье в краткосрочной или долгосрочной перспективе. Специалисты, проводящие оценку, часто отмечают, что фактор тяжести труда связан с необходимостью длительного сохранения статичной позы, преимущественно сидячей, а напряженность трудового процесса обусловлена высокой зрительной концентрацией, многозадачностью и эмоциональными нагрузками, возникающими при взаимодействии с коллегами или клиентами.

Отдельного внимания заслуживает возможность применения упрощенного порядка проведения СОУТ, регламентированного Приказом Минтруда № 699н от 31.10.2022. Данный вариант доступен только микропредприятиям, осуществляющим деятельность из утвержденного перечня, при условии отсутствия на рабочих местах вредных или опасных факторов. Упрощенная процедура позволяет работодателю самостоятельно провести оценку без привлечения аккредитованной организации, что снижает финансовые и временные затраты. Важно отметить, что в 2024 году введено расширение списка видов деятельности, для которых допустимо применение этого порядка, что сделает его доступным для большего числа компаний. Однако даже при упрощенной схеме работодатель обязан соблюдать все этапы процедуры, включая идентификацию потенциальных опасных и вредных факторов и оформление итоговой документации.

Оценка профессиональных рисков для административного персонала представляет собой системный процесс, направленный на выявление, анализ и минимизацию угроз, связанных с их деятельностью. Несмотря на кажущуюся безопасность рабочей среды, даже в условиях офиса существуют скрытые опасности, требующие внимания работодателя. Например, в практике многих организаций фиксируются случаи развития у сотрудников хронических заболеваний опорно-двигательного аппарата из-за неправильно организованного рабочего места. Так, длительное использование неэргономичных кресел и столов с некорректной высотой приводит к нарушению осанки, болям в шее и пояснице, что подтверждается медицинскими заключениями, предоставляемыми сотрудниками после периодических диспансеризаций. В таких ситуациях оценка рисков позволяет выявить необходимость замены мебели, внедрения программ производственной гимнастики или установки напоминаний о необходимости смены позы в течение рабочего дня.

Еще одним распространенным примером из практики являются риски, связанные с психоэмоциональным напряжением. В одной из консалтинговых компаний после внедрения системы оценки профессиональных рисков было обнаружено, что 40% сотрудников отдела маркетинга испытывают хронический стресс из-за высокой нагрузки и частых авралов. Это проявлялось в росте числа больничных листов, снижении продуктивности и увеличении конфликтов в коллективе. Для минимизации данного риска работодатель организовал тренинги по тайм-менеджменту, ввел гибкий график работы и подключил корпоративного психолога, что привело к снижению текучести кадров на 25% в течение полугода.

Отдельного внимания заслуживают риски, связанные с использованием электрооборудования. В офисах нередко возникают ситуации, когда сотрудники самостоятельно подключают к одной розетке несколько мощных устройств — компьютеры, обогреватели, чайники, — что приводит к перегрузке сети и повышает вероятность возгорания. Так, в 2023 году в одной из московских IT-компаний произошло замыкание электропроводки из-за перегруженного удлинителя, что повлекло за собой эвакуацию сотрудников и простой в работе на два дня. После инцидента в рамках оценки рисков были проведены инструктажи по электробезопасности, установлены дополнительные розетки, а использование личных электроприборов ограничили.

Интересный кейс связан с оценкой рисков при переходе на удаленный формат работы. В период пандемии ряд организаций столкнулся с тем, что домашние рабочие места сотрудников не соответствовали требованиям эргономики. Например, в одной из юридических фирм у 30% удаленных работников были зафиксированы жалобы на ухудшение зрения из-за недостаточной освещенности рабочей зоны и отсутствия перерывов.

Работодатель, руководствуясь результатами оценки рисков, разработал рекомендации по организации домашнего офиса: обязательное использование мониторов с антибликовым покрытием, установка настольных ламп с регулируемой яркостью, внедрение программного обеспечения, напоминающего о необходимости отдыха для глаз каждые 45 минут.

Кроме того, оценка профессиональных рисков помогает выявлять нетипичные, но потенциально опасные ситуации. В практике одной из производственных компаний, где административный персонал работал в здании, соседствующем с цехом, была обнаружена угроза повышенного уровня шума. Несмотря на то, что офисные сотрудники не контактировали напрямую с производственным оборудованием, постоянный фоновый гул от работы станков вызывал у них головные боли и снижение концентрации. По итогам оценки работодатель установил звукоизолирующие панели, организовал «тихие зоны» для переговоров и предоставил сотрудникам возможность использовать шумоподавляющие наушники.

Важным аспектом остается учет рисков, связанных с микроклиматом. В зимний период во многих офисах наблюдается пересушенный воздух из-за работы системы отопления, что приводит к респираторным заболеваниям и обострению аллергий. Например, в одной из страховых компаний в ходе оценки профессиональных рисков было установлено, что уровень влажности в помещениях не превышает 30% при норме в 40–60%. Это стало основанием для установки увлажнителей воздуха, замены старых кондиционеров и проведения регулярного проветривания.

Заключение

Таким образом, оценка профессиональных рисков в отношении офисного персонала — это не формальность, а инструмент, позволяющий предотвратить как очевидные, так и скрытые угрозы. Реальные примеры из практики демонстрируют, что даже незначительные на первый взгляд факторы — от неправильно подобранного кресла до фонового шума — могут существенно влиять на здоровье и продуктивность сотрудников. Регулярное проведение такой оценки, анализ инцидентов и обратная связь от работников помогают создать безопасную и комфортную среду, что в конечном итоге способствует устойчивому развитию организации.

Если вы и дальше хотите оставаться в курсе последних новостей и изменений в законодательстве - присоединяйтесь к нашему каналу в Телеграмме. Будем рады видеть вас в нашем сообществе!