КЭДО в охране труда: какие документы перевести в цифру законно

Цифровизация охраны труда: как внедрить КЭДО без нарушения Трудового кодекса РФ

Стремление бизнеса к оптимизации трудозатратных процессов закономерно приводит к внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО). Однако КЭДО в охране труда имеет свою жесткую специфику. В сфере охраны труда применение КЭДО допустимо не для всех документов. Часть документов может вестись в электронном виде, однако ст. 22.1 ТК РФ сохраняет обязательную бумажную форму для отдельных документов, имеющих повышенное правовое значение.

Базовые правила и ограничения закреплены законодательно: статья 22.1 ТК РФ и последующие нормы строго регламентируют этот процесс. На практике для большинства работодателей в охране труда сохраняется смешанная модель документооборота: часть документов переводится в КЭДО, а часть продолжает оформляться на бумаге. Ошибки при переводе документов в электронный вид, равно как и неправомерное использование цифровых подписей, неизбежно влекут за собой правовые последствия, предписания ГИТ и финансовые санкции по КоАП РФ. В этой статье эксперты УЦ МЦДПО подробно разбирают, как провести цифровизацию охраны труда юридически грамотно.

Зеленый свет: что легально переводится в цифру

Законодательство предоставляет работодателю достаточно широкие возможности для снижения административной нагрузки. В электронный формат с использованием соответствующих подписей можно законно перевести следующие локальные нормативные акты и кадровые документы:

• Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ;
• Положения о Системе управления охраной труда (СУОТ);
• Приказы о назначении ответственных лиц;
• Направления на обязательные медицинские осмотры и психиатрические освидетельствования;
• Карты оценки профессиональных рисков (ОПР) и ознакомление с ними.

Оцифровка учебных процессов. Отдельного внимания заслуживает перевод инструктажей и обучающих материалов в формат мультимедийных презентаций и учебных фильмов. Это существенно экономит время СОТ, однако требует профессионального подхода. Каждый визуальный элемент должен проходить строгий юридический нормоконтроль на соответствие актуальным нормам. Технические иллюстрации, схемы строповки или правила применения СИЗ не должны допускать двойных трактовок. Оптимальным решением для таких материалов является стилистика «Corporate Industrial Vector» — современная, лаконичная векторная графика, которая исключает визуальный шум и позволяет сотрудникам безошибочно считывать жизненно важную информацию с экранов.

Виды электронных подписей и практика их применения

Электронный документооборот невозможен без легитимного подтверждения волеизъявления сторон. Статья 22.3 ТК РФ устанавливает, какие виды электронной подписи могут использоваться работодателем и работником в зависимости от вида документа и используемой информационной системы:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это максимальный уровень криптографической защиты. Со стороны работодателя (руководителя организации или уполномоченного специалиста по ОТ) большинство значимых документов подписывается исключительно УКЭП.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Применяется работниками для подписания ознакомительных документов, инструкций и приказов. Инфраструктура для выпуска УНЭП часто интегрируется в корпоративные системы КЭДО.
• Простая электронная подпись (ПЭП). Допускается для работников в строго ограниченных случаях, как правило, при интеграции корпоративной системы с порталом «Работа в России» или ЕСИА (Госуслуги).

Важно помнить, что все финансовые затраты на выпуск, техническую поддержку и обновление электронных подписей для сотрудников несет исключительно работодатель.

Красный свет: прямые запреты ТК РФ

Наибольшие риски при внедрении КЭДО в охране труда связаны с документами, которые законодатель категорически запретил переводить в электронный вид. Цифровизация охраны труда останавливается там, где речь идет о прямой фиксации допуска сотрудника к выполнению потенциально опасных работ.

Согласно требованиям статьи 22.1 ТК РФ, исключительного сохранения бумажного формата и собственноручной «живой» подписи требуют:

• Журнал регистрации инструктажей по охране труда. Будь то вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый или целевой инструктаж — подписи инструктирующего и инструктируемого ставятся только ручкой на бумаге. Цифровые аналоги здесь не имеют юридической силы.
• Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1). Документы, фиксирующие производственный травматизм, оформляются строго на бумажных носителях в установленном количестве экземпляров.
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей сотрудниками, занятыми на опасных производственных объектах (ОПО).

Игнорирование этих исключений при проверках квалифицируется как грубое нарушение трудового законодательства.

Определенные послабления закон делает для дистанционных (удаленных) сотрудников. Взаимодействие с ними регулируется отдельной статьей 312.3 ТК РФ. В отношении этой категории работников допускается полностью электронный документооборот. Ознакомление с требованиями охраны труда при работе с офисной оргтехникой, обмен локальными актами и инструкциями может происходить путем обмена электронными документами с использованием УКЭП или УНЭП (в зависимости от внутреннего регламента компании).

Пошаговый алгоритм внедрения КЭДО в отделе ОТ

Чтобы переход на электронный документооборот прошел легально и не вызвал вопросов у надзорных органов, придерживайтесь следующего алгоритма:

Шаг 1: Правовой аудит. Проведите ревизию всех применяемых локальных нормативных актов по охране труда. Разделите их на два потока: разрешенные к цифровизации и подлежащие строгому бумажному учету.

Шаг 2: Техническое обеспечение. Выберите информационную систему (коммерческую платформу КЭДО или государственную подсистему «Работа в России») и обеспечьте сотрудников соответствующими видами электронных подписей.

Шаг 3: Документальное оформление. Разработайте и утвердите Положение о кадровом электронном документообороте. Издайте приказ о переходе на КЭДО, письменно уведомите работников о переходе на КЭДО и получите письменное согласие в случаях, когда оно требуется по ст. 22.2 ТК РФ.

Цифровизация действительно способна снять с СОТ значительную часть рутинных операций, но она требует ювелирной точности при применении правовых норм. Если вашей компании необходима помощь в выстраивании легальной системы, эксперты УЦ МЦДПО готовы провести независимый аудит документации, выстроить безопасную архитектуру документооборота и организовать легитимное дистанционное обучение для ваших сотрудников без отрыва от производственных процессов.

Если вы и дальше хотите оставаться в курсе последних новостей и изменений в законодательстве - присоединяйтесь к нашему каналу в Телеграмме. Будем рады видеть вас в нашем сообществе!